Vienas darbuotojas norėtų gyvos muzikos ir šokių, o kitas tikisi ramiai pasikalbėti su kolegomis. Trečias nemėgsta komandinių užduočių, ketvirtas jau klausia, ar dalyvauti privaloma.
Kai renginio organizavimas atitenka HR ar komunikacijos žmogui, pirmieji klausimai dažniausiai būna labai praktiški: kokią vietą rinktis, ką pakviesti vesti ir kokia programa tiktų tokiai skirtingai auditorijai.
Neseniai į mus kreipėsi klientas, kuriam reikėjo didesnio įmonės renginio, tačiau stigo patirties ir aiškaus atspirties taško. Neturint aiškios krypties, kiekvieną sprendimą gali tekti priimti atskirai, todėl pasiruošimas gali pareikalauti daug laiko, o rezultatas gali būti vis tiek sunkiai nuspėjamas.
Kodėl daug pastangų pareikalavęs renginys gali likti neįvertintas?
Norint įtikti kuo daugiau darbuotojų, programoje atsiranda visko po truputį: vedėjas, vakarienė, apdovanojimai, muzika, fotografas ir viena bendra pramoga. Visi suplanuoti vakaro elementai įvyksta laiku, žmonės pabendrauja, tačiau po kelių savaičių sunku pasakyti, kuo šis renginys buvo savas būtent tai organizacijai.
Dažnai taip nutinka, kai renginio užduotis nuo pradžių skamba maždaug taip: „Kad visiems būtų smagu, patiktų ir visi įsitrauktų.“ Toks noras suprantamas, tačiau pagal jį sunku nuspręsti, kokio renginio iš tiesų reikia. Vienas vakaras visų skonių nesuvienodins.
Daugiau aiškumo atsiranda užbaigus vieną sakinį:
Po šio renginio norime, kad darbuotojai…
- pajustų, jog jų metų darbas buvo pastebėtas;
- geriau pažintų kolegas, su kuriais kasdien beveik nesusitinka;
- suprastų, kur organizacija juda kitais metais;
- kartu pažymėtų įmonės jubiliejų ar naujo etapo pradžią.
Nuo atsakymo priklauso visas renginys. Jis tampa filtru kiekvienam tolesniam pasirinkimui: ar ši vieta padės sukurti norimą atmosferą, ar veikla įtrauks būtent šiuos žmones, ar vedėjas sustiprins renginio mintį, ar liks tik dar viena programos dalimi?
Taip atskiri renginio elementai pradeda jungtis į vieną istoriją, o programoje lieka tai, kas iš tiesų padeda pasiekti numatytą tikslą.
Kliento renginį taip ir pradėjome kurti – išsiaiškinome jo tikslą, parengėme temą ir programą. Pasirūpinome vieta, veiklomis, meniu, technika, logistika, vedėjais, atlikėjais ir viso renginio koordinavimu. Klientui nereikėjo savo pirmojo didesnio renginio organizuoti bandymų keliu.
Kodėl rudens ir žiemos renginius verta planuoti jau dabar?
Artėjant renginių sezonui pildosi tinkamiausių erdvių, vedėjų ir atlikėjų kalendoriai. Anksti pradėjus planuoti lieka daugiau pasirinkimo ir laiko sukurti renginį pagal organizacijos poreikius. Vėliau dalį sprendimų jau diktuoja laisvos datos ir tai, ką dar galima užsakyti.
Kai jau žinote pagrindinį renginio tikslą, patikrinkite, ar pasirinkta idėja atitinka:
- tai, kuo jūsų organizacija gyvena šiuo metu;
- organizacijos vertybes ir kultūrą, kurią norite stiprinti;
- tikrąją darbuotojų patirtį per pastaruosius metus;
- žmones, kurie dalyvaus, ir skirtingus jų būdus įsitraukti;
- tai, ką norėtumėte, kad darbuotojai prisimintų ar jaustų renginiui pasibaigus.
Jeigu organizacijoje vyko daug pokyčių, žmonėms gali reikėti bendrumo ir aiškaus naujo etapo pažymėjimo. Jeigu metai pareikalavo daug pastangų, svarbiausia vakaro dalimi gali tapti nuoširdi padėka. O jeigu komanda sparčiai augo, verta pagalvoti, ar pasirinktas formatas padės žmonėms susitikti, ar jie ir vėl visą vakarą praleis šalia tų pačių kolegų.
Jeigu renginio tikslą ar jį atitinkančią idėją dar sunku įvardyti, galime pradėti nuo pokalbio. Padėsime tikslą išgryninti ir sudėlioti visą organizavimo procesą nuo A iki Z.
Planuojate renginį?
